книги / Документирование управленческой деятельности. Деловое письмо требования к оформлению; алгоритм работы с текстом делового письма; классификация; образцы текстов деловых писем
.pdfния). Например, подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества.
Письмо-заявление может иметь несколько сценариев и представлять собой в зависимости от обстоятельств деклара цию о намерениях, подтверждение, заявление ad hoc (т.е. заяв ление по конкретному поводу - к примеру, в поддержку делово го партнера и пр.). Стандартное начало такого письма - «На стоящим посланием заявляем (заявляю) о...», а заключение со держит одну из стандартных формулировок: например, «Просим принять данное заявление к сведению для...».
Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно ла коничным и содержать одну заключительную часть. Эта разно видность писем, как правило, начинается словом «Напоминаем».
Напоминаем Вам, что в соответствии с контрактом № 24/91 от 17.03.2004 г. работа по монтажу оборудования должна быть завершена до 17.06.2004 г.
Просим Вас сообщить о состоянии работы.
Напоминаем Вам, что срок поставки продукции в соот ветствии с письмом № 027-64 от 02.06.2004 г. истек 01.09.2004 г.
|
Уважаемый Алексей Николаевич! |
Сообщаем Вам, что обязательства по контракту от |
|
02.02.2002 № |
88 о поставке трех комплектов офисной мебели, |
к сожалению, |
не выполняются. Напоминаем, что согласованный |
нами срок истек две недели назад. Дальнейшая задержка поставки может привести к прекращению совместной деятельности.
Мы рассчитываем, что Вы примете необходимые меры и сообщите нам о результатах.
Напоминаем Вам, что в соответствии с условиями (пунктом...) договора №... от... по... Вы должны... Срочно со общите нам о состоянии дел.
Вторично высылаем Вам сведения (заявку\ смету и т.д.) на... Просим подтвердить факт их получения как можно скорее.
Письмо-просьба. Это едва ли не самая распространенная группа официальных посланий. И легко понять почему - в конце концов, далеко не всегда мы чувствуем себя удобно при необхо димости обращаться к кому-либо с просьбой при личной встрече или по телефону. Письменная просьба в значительной степени упрощает совершение этой процедуры. Как говорится, бумага все стерпит. Тем не менее, прибегая к помощи писем-просьб, не забывайте о необходимости соблюдать два главных правила (об остальных будет сказано далее).
Во-первых, никогда не начинайте письмо со слова «прошу, просим» - благоразумнее и тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже если вы предварительно обговорили все детали с адресатом). Начинайте письмо с обоснованных мо тивов вашего обращения с просьбой. Обоснованием может быть ссылка на факт и/или документ.
Во-вторых, не спешите благодарить адресата заранее, так как для этого существует особый вид писем - благодарственные. Благодаря заранее, вы ставите и себя и адресата в неловкое поло жение. Представьте, что по тем или иным, независящим от него причинам получатель письма решительно не в состоянии помочь вам. Что же, отзывать (отсылать) в таком случае «авансирован ные» благодарности обратно? Так что старайтесь благодарить че ловека тогда, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.
Образец вступления. Обоснование - ссылка на документ:
В соответствии с договором от 01.03.2004 №15/83, за ключенным между акционерным обществом «Сахалин-рыба» и Дальневосточным пароходством Департамента морского
транспорта, пароходство до мая текущего года должно было выделить 500 пятитонных контейнеров.
Однако до настоящего времени контейнеры не выделены. В связи с коротким сроком навигации и из-за отсутствия кон тейнеров под угрозой срыва поставка жителям Магадана то варов первой необходимости...
В соответствии с договором о сотрудничестве от 15.04.2004 № 15/04 Вы приняли на себя обязательства по час тичному финансированию работ по восстановлению зоны от дыха «Красное»...
Отделом разрабатывается проект стандарта «КС. УКП. Порядок проведения технологического контроля конст рукторской документации»...
Образец вступления. Обоснование - изложение факта:
В связи с разработкой институтом Генеральной схемы застройки Фабричного района города Костромы...
Администрацией города 12.02.2004 г принято решение о пере
регистрации малых предприятий, действующих на его территории...
П исьм о-просьба, состоящее из одного абзаца:
В связи с тем, что износ медицинской техники в больнице нашего района составляет 80 % и средства на ее ремонт от сутствуют в бюджете района, просим Вас предусмотреть в бюджете области на 2004 г. 1,5 млн руб. на приобретение но вой медицинской техники и ремонта действующей.
Просим выслать в наш адрес счет на приобретение Пра вил безопасной эксплуатации и охраны труда для нефтеперера батывающих производств (НБЭ НП-2001) в количестве 30 шт.
В связи с расширением ассортимента выпускаемой нами продукции просим Вас предоставить нам информацию о новых технологических и дизайнерских разработках холодильников
иморозильных камер «Стинол».
Всвязи с крайне низкой эффективностью использования городской собственности, внесенной в уставный фонд ЗАО «Сервис», а также в связи с недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города финансово-хозяйственному управлению.
Просим Вас рассмотреть вопрос о выделении Ассоциации импортеров льготного кредита в сумме... на закупку продоволь ствия у фирмы Food House для реализации в Москве и других городах России.
Просим Вас сообщить реквизиты вашего предприятия для возврата денег по заявке за методическую литературу.
Просим Вас выслать в наш адрес наложенным платежом 5 экз. 6-го издания книги-методики: Викентьев И. Л. Приемы рекламы и public relations: 400 примеров, 200 учебных задач и 20 практических приложений - СПб.: «ТРИО-ШАНС», 2002.
Благодарим Вас за предоставленные нам информационные материалы по вопросам делопроизводства, а также просим со общить дополнительные сведения о базе данных «Нормативные акты в области работы с документами», в частности:
•состав базы, объем памяти, который она занимает;
•вид поставки (на дискете, в системе электронной почты);
•возможность обновления базы (внесение изменений и дополнений);
•возможность поставки демонстрационной версии;
•стоимость.
Для прокладки водовода диаметром 150 мм от ЦТП-2 в микрорайоне Кутузово просим согласовать вопрос о прекра щении движения транспорта по ул. Брянская в ночное время.
П исьм о-просьба, состоящее из нескольких абза цев, с обоснованием (многоаспектное):
Префектурой Центрального административного округа за ключен генеральный договор с (наименование организации) на раз работку концепции реконструкции города и создание информа ционных систем управления недвижимостью. В настоящее время в офисе фирмы (наименование) отсутствуют телефоны, что де лает невозможным выполнение ею взятых на себя обязательств.
Просим изыскать возможность установки пяти теле фонных линий, в том числе одну для телефакса, по адресу: пр-т Буденного, 15.
В связи с тем, что котельная комбината № 15 потребля ет незначительное количество газа (менее 3,5 млн куб. м в год), просим Вас исключить это предприятие из группы потребите лей с обязательным резервным топливом (мазутом) на отопи тельный сезон 2004-2005 гг.
Одновременно просим рассмотреть вопрос о возможности присоединения комбината № 15 на отопительный сезон 20042005 гг. к системе централизованного теплоснабжения.
По имеющимся у нас данным, на сахароперерабатываю щих заводах (Московском, Курском, Белгородском), являющихся основными поставщиками сахара в Москву и Московскую об ласть, планируется проведение профилактических работ с остановкой отдельных установок, при этом графики проведения этих работ не согласованы между заводами.
В связи с тем, что одновременное проведение профилак тических работ приведет к значительному снижению поступ ления сахара потребителям, и принимая во внимание, что саха
роперерабатывающие заводы находятся в ведении вашего ми нистерства, просим провести рабочее совещание с участием Правительства Москвы по вопросу производства сахара и его поставок в московский регион на период частичной остановки заводов.
Письмо-просьба, состоящее из нескольких абзацев, с опровержением (многоаспектное):
При прокладке канализации и устройстве канализацион ных камер по адресу ул. Гоголя, 10 на колодцы были установле ны крышки, не соответствующие размеру обечаек, что приво дит к сдвигу и переворачиванию крышек при проезде автома шин. Мы неоднократно устно и письменно обращались к на чальнику участка Агафонову А. И. с просьбой устранить непо ладки, однако меры до сих пор не приняты. Так как открытые колодцы могут привести к несчастным случаям, просим Вас принять неотложные меры по устранению неполадок.
В противном случае мы снимаем с себя ответственность за несчастные случаи, которые могут произойти по вине ОКСа ЗИЛа.
Последнее предложение в данном примере является опровержением, описывающим последствия неисполнения просьбы.
Письмо-просьба, обосновывающее выгоду партнера:
Для оперативного решения Ваших предложений и замеча ний и с целью учета аналитических данных по качеству и на дежности прибора КИП-12 в условиях эксплуатации просим высылать в адрес института «Точная оптика» отчеты по ра боте к 10-му числу каждого месяца.
Служебные (административные) письма-ответы. Со держание писем-ответов носит зависимый характер от содержа ния инициативного письма, так как тема их уже задана и остает ся изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения или выпол нения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной
и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. При составлении письма-ответа должен использоваться принцип языкового параллелизма, т.е. следует использовать ту же лексику, которую использовал автор инициативного письма. Не следует ссылаться на дату и номер поступившего письма, т.к. для этого существует реквизит в со ставе бланка.
Письмо-разрешение (согласие). Письмо-согласие - это
положительный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.
Если в письме-просьбе было обоснование, ответное пись
мо-согласие также нужно начинать с обоснования. Если в пись
ме-просьбе не было обоснования, письмо-согласие нужно начи
нать непосредственно с изложения информации:
Сообщаем Вам, что...
Доводим до Вашего сведения, что...
Извещаем Вас о...
Готовы принять ваши условия на...
Согласны рассмотреть (предоставить, оказать и т.п.)...
Сообщаем, что после получения Вашей рекламации от 27.01.2004 № 231/06-12 о недопоставке wmanmaAG 8с (арт. 05 05 3539) в количестве 672 м на складе нашего предприятия была проведена инвентаризация, в результате которой были выяв лены излишки штапика AG 8с в количестве 600 м, что свидетельствует о недопоставке данного товара.
Приносим Вам наши извинения за допущенную ошибку и в ближайшее время обязуемся произвести допоставку штапи ка AG 8с (арт. 05 05 3539) в количестве 600 м.
Надеемся, что данный инцидент не отразится на ходе нашего дальнейшего сотрудничества.
Сообщаем, что Ваша просьба о продлении работы город ского пассажирского транспорта в ночь с 6 на 7 января 2004 г.
до двух часов ночи в связи с проведением торжественных Рож дественских богослужений будет удовлетворена.
Сообщаем, что по представленному на отзыв проекту ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определе ния», разработанному вашим институтом, замечаний не имеем и считаем возможным принять данный проект в качестве государственного стандарта.
Поддерживаем Ваше предложение о проведении в Москве осенью будущего года международной специализированной вы ставки «Экология города». Тематика выставки представляет особый интерес для городского хозяйства Москвы - крупного промышленного города с многомиллионным населением. Привле чение зарубежных фирм для экспонирования своей продукции будет способствовать поиску новых партнеров для взаимовы годного сотрудничества и в конечном итоге - внедрению пере довых мировых технологий в отрасли городского хозяйства. Кроме того, в работе выставки смогут участвовать промыш ленные предприятия и научные организации России и других стран СНГ.
Правительство Москвы готово оказать содействие Все российскому выставочному центру и «Мессе Мюнхен» в вопро сах организации и проведения выставки.
Рассмотрев Ваше обращение по вопросу закрытия вещево го рынка у станции метро «Черкизовская», сообщаем, что в со ответствии с программой организации оптово-розничных рын ков за пределами жилой зоны Москвы в 1-м квартале текущего года планируется открытие оптово-розничного рынка в пром зоне «Ново-Косино» для организации продажи товаров частны ми лицами с рук, а также с лотков и автомашин, в связи с чем вещевой рынок у станции метро «Черкизовская» будет закрыт.
В настоящее время режим работы рынка у стадиона «Локомотив» сокращен до двух дней в неделю (суббота, воскре сенье). Окружным УВД и префектурой административного ок руга периодически проводятся мероприятия по наведению по рядка на территории, прилегающей к вещевому рынку
Сообщаем о готовности предоставить вашей компании в аренду 20 м. выставочной площади для организации экспози ции на Всероссийской выставке фарфоровых и фаянсовых изде лий с 13 июня по 13 июля этого года.
Сообщаем, что по представленному на отзыв проекту, разработанному вашим институтом, замечаний не имеем и считаем возможным принять данный проект.
Сообщаем, что строительство на территории района вам разрешено.
Письмо-отказ. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Никогда не начинайте письмо с отказа, а заканчивайте им. В случае отрицательного ответа ре комендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на ка ких условиях и когда может дать положительный ответ на дан ную просьбу или запрос, если автор такой информацией распо лагает. Например:
В связи с изменением таможенного законодательства и необходимостью подготовки новых документов запрашивае мая Вами реставрационная бумага в оговоренные ранее сроки поставлена быть не может.
С целью увеличения выпуска конических шестерен завод «Прогресс» вводит новую линию фрезерных станков. Освоение нового оборудования потребует значительных затрат времени.
В связи с этим Вашу просьбу о дополнительной поставке конических шестерен в количестве 400 штук в III квартале с.г. удовлетворить не можем.
П исьм о-отказ с компенсацией:
В связи с изданием Указа Президента Российской Федера ции о размещении в комплексе зданий мэрии (Новый Арбат, 36) Государственной Думы Российской Федерации предоставить Вам помещение по указанному адресу в настоящее время не представляется возможным.
На компенсационной основе Вам будут предоставлены помещения по адресу: Новый Арбат, 19 после их освобождения Администрацией Президента Российской Федерации.
Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, банде роли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефон ный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать». Например:
Подтверждаем участие двух специалистов в проводимом вами семинаре. Деньги за участие в размере 3 тыс. руб. переве дены на указанный вами расчетный счет.
Подтверждаем получение Ваших предложений, изложен ных в письме № 02-06/124 от 15.03.2004 г. Решение правления будет принято не позднее 12.04.2004 г. и сообщено Вам.
Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им пи сем-напоминаний.
П исьм о-ответ на инф орм ационное письмо:
Уважаемые господа!
Мы были рады узнать об открытии нового представи тельства вашей фирмы в Москве.