3439
.pdfФедеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Воронежская государственная лесотехническая академия»
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Методические указания к лабораторным работам для студентов дневной и заочной форм обучения специальности 060800 (080502) −
Экономика и управление на предприятии (лесной комплекс), слушателей дополнительной квалификации «Экономист-аналитик производственно-хозяйственной деятельности предприятия»
Воронеж 2008
УДК 651
Кулешова, Г. В. Документирование управленческой деятельности [Текст] : методические указания к лабораторным работам для студентов дневной и заочной форм обучения специальности 060800 (080502) − Экономика и управление на предприятии (лесной комплекс), слушателей дополнительной квалификации «Экономист-аналитик производственно-хозяйственной деятельности предприятия» / Г. В. Кулешова ; Фед. агентство по образованию, ГОУ ВПО «ВГЛТА». − Воронеж, 2008. – 28 с.
Печатается по решению редакционно-издательского совета ГОУ ВПО «ВГЛТА»
Рецензент канд. экон. наук, доц. ВГУ О.Н. Гальчина
Научный редактор д-р техн. наук, проф. В.К. Зольников
Кулешова Галина Викторовна
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Методические указания к лабораторным работам для студентов дневной и заочной форм обучения специальности 060800 (080502) −
Экономика и управление на предприятии (лесной комплекс), слушателей дополнительной квалификации «Экономист-аналитик производственно-хозяйственной деятельности предприятия»
Подписано в печать 19.02.08. Формат 60×84 1/16. Объем 1,75 п. л. Усл. печ. л. 1,63. Уч.-изд. л. 1,98. Тираж 150 экз. Заказ
ГОУ ВПО «Воронежская государственная лесотехническая академия» РИО ГОУ ВПО «ВГЛТА». УОП ГОУ ВПО «ВГЛТА»
394613, г. Воронеж, ул. Тимирязева, 8
3
ВВЕДЕНИЕ
Методические указания предназначены для студентов 1-го курса специальности 060800 (080502) − Экономика и управление на предприятиях лесного комплекса, изучающих во втором семестре дисциплину «Документирование управленческой деятельности» в объеме 32-х часов аудиторных занятий.
Текст данных методических указаний дополняет ранее изданные методические указания по дисциплине «Документирование управленческой деятельности» и включает материал семи лабораторных работ, посвященных следующим темам:
-«Важнейшие термины и определения делопроизводства. Перечень основных реквизитов».
-«Оформление резюме и заявлений».
-«Оформление телеграммы, факса и телефонограммы».
-«Оформление докладной, служебной и объяснительной записок».
-«Оформление акта и протокола».
-«Оформление приказов».
-«Оформление деловых писем».
Каждая лабораторная работа содержит иллюстрированный учебнометодический материал, обеспечивающий получение студентами начальных практических навыков разработки и оформления управленческой документации. Особое внимание уделено оформлению реквизитов организационнораспорядительных документов.
МУ подготовлены на основе действующих общегосударственных норма- тивно-методических материалов, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности, учтены положения, введенного в действие с 1 июля 2003 г. государственного стандарта России ГОСТ Р 6.30-2003.
Лабораторная работа № 1
Тема Важнейшие термины и определения делопроизводства.
Перечень основных реквизитов
Делопроизводство – область управленческой деятельности по подготовке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.
Документирование – часть дела производства, непосредственно связанная с созданием документов.
Исходным понятием делопроизводства является понятие документа. Документ – материальный объект с зафиксированной на нем информацией с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ выступает одновременно и как предмет труда и как его результат. Документ выполняет ин-
4
формационную, организационную, коммуникативную, юридическую (правовую) и воспитательную функции.
Оформление документа заключается в написании необходимых реквизитов, установленных проблемами документирования.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Схемы расположения реквизитов представлены на рисунках 1 и 2. Государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов) установлено место размещения каждого реквизита на документе, что значительно улучшает качество документов, их внешний вид.
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Унифицированная система документации (УСД) – система документа-
ции, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированные формы документов (УФД) – формы документов, со-
ставляющие УСД.
Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к конструкционной сетки и основные реквизиты.
Упражнение 1.
Для знакомства с работой текстового процессора выполните:
1.Запустите текстовый процессор Microsoft Word.
2.Откройте диалоговое окно, выполнив команду Файл Параметры страниц. На закладке Поля задайте размеры полей (верхнее, нижнее, левое и правое). На закладке Размер бумаги выберите формат А4. Задайте ориентацию листа Книжная.
3.В качестве режима отображения документа выберите Режим разметки, выполнив команду меню Вид Разметка страницы.
4.Настройте масштаб отображения 100% командой Вид Масштаб или используйте раскрывающийся список Масштаб на панели инструментов.
5.Перед началом ввода текста установите шрифт Times New Roman и размер шрифта 14, выбрав команду Формат Шрифт или раскрывающиеся списки Шрифт и Размер на панели инструментов.
6.Наберите текст, предшествующий упражнению.
7.Сохраните текст в папке ДУД своей группы на диске D:, выполнив команду Файл Сохраните как и указав в качестве имени файла свою фамилию.
5
Перечень основных реквизитов
01 − государственный герб РФ
02 − герб субъекта РФ 03 − эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) 04 − код организации
05 − основной государственный регистрационный код
06− идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН\КПП))
07 − код формы документа
08 − наименование организации
09− справочные данные об организации
10− наименование вида документа
11− дата документа
12− регистрационный номер документа
13− ссылка на регистрационный номер и дату документа
14− место составления или издания документа
15− адресат
16− гриф утверждения документа
17− резолюция
18− заголовок текста
19− отметка о контроле
20− текст документа
21− отметка о наличии приложения
22− подпись
23− гриф согласования документа
24− виза согласования документа
25− оттиск печати
26− отметка о заверении копии
27− отметка об исполнителе
28− отметка об исполнении документа и направлении его в дело
29− отметка о поступлении документа в организацию
30− идентификатор электронной копии документа
Упражнение 2.
1.Добавьте в файл новый текст, оформив в виде таблицы перечень основных реквизитов. Таблицу оформите в две колонки, указав в качестве шапочки таблицы Номер реквизита и Наименование реквизита.
2.Сохраните набранный текст, нажав на панели инструментов кнопку Со-
хранить.
3.Выйдите из текстового процессора Microsoft Word, выполнив команду
Файл Выход.
|
|
|
|
6 |
|
|
|
20 |
73 |
|
19 |
88 |
10 |
|
|
|
|
|
|
3 |
|
01 |
02 |
|
|
16 |
19 |
|
|
|
|
|
|
17 |
|
|
03 |
|
|
|
|
51 |
08 |
09 |
10 |
|
|
|
|
|
15 |
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
04 |
05 |
06 |
07 |
|
|
22 |
11 |
12 |
|
|
17 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
13 |
|
|
|
|
|
|
14 |
|
|
|
|
|
18 |
18 |
|
|
|
|
|
|
20 |
|
|
|
|
|
20 |
21 |
22 |
|
25 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
23 |
24 |
|
26 |
|
|
40 |
27 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
28 |
30 |
|
|
29 |
|
|
|
|
|
|
|
16 |
20 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
210 |
|
|
Рис. 1 Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового |
|||||
|
бланка |
|
|
|
|
|
7
20 |
10 |
73 |
18 |
297 |
20 |
40 |
20 |
|
|
|
|
|
3 |
01 |
02 |
|
03 |
16 |
19 |
|
|
|
|
|
17 |
08 |
09 |
10 |
|
|
|
04 |
05 |
06 |
07 |
|
20 |
|
|
||||
11 |
12 |
|
15 |
|
10 |
13 |
14 |
|
|
|
|
18 |
|
|
17 |
|
|
20 |
|
|
|
|
|
21 |
22 |
|
25 |
|
|
23 |
24 |
|
26 |
|
|
27 |
|
|
|
|
|
28 |
30 |
|
|
29 |
16 |
|
|
|
|
|
210
Рис. 2 Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
8
Лабораторная работа № 2
Тема Оформление резюме и заявлений
Резюме Резюме − представляет собой особый вид служебно-делового письма,
отражающего основные факты биографии, образовательный и профессиональный уровень его автора (как правило, соискателя какой-либо вакансии).
Основное функциональное назначение резюме − оперативное письменное информирование потенциального работодателя об основных персональных данных соискателя. Конечная цель резюме − упростить принятие решения об одобрении (отклонении) кандидатуры соискателя работодателем на этапе поиска работников.
Резюме может быть подготовлено соискателем вакансии как по собственной инициативе, так и в ответ на запрос предприятия, осуществляющего поиск работников. В первом случае содержание и форма резюме, как правило, определяются его автором самостоятельно, во втором − предприятием, предоставляющим в распоряжение интересующего его соискателя примерный образец документа.
Всодержании резюме, как правило, отражаются:
-цель обращения (это намерение соискателя трудоустроиться на предприятие, в адрес которого высылается резюме);
-наименование вакансии (должности, профессии, специальности), на которую претендует соискатель;
-основные персональные данные соискателя (фамилия, имя, отчество, дата рождения или возраст(количество полных лет) соискателя, гражданство, адрес постоянного места жительства и т.п.);
-почтовый адрес для направления ответа (адрес электронной почты, номер факса), а также номер телефона (с указанием кода междугородной или мобильной связи) соискателя;
-сведения об основном и дополнительном образовании соискателя (с ука-
занием мест и периодов учёбы специальности соискателя в соответствии с документом об образовании);
-сведения о профессиональном опыте соискателя (с указанием мест и периодов работы, наименований профессий, должностей, специальностей соискателя);
-сведения о наиболее важных профессиональных знаниях, навыках и уме-
ниях, а также о наиболее важных личностных качествах соискателя;
-иные сведения, сообщение которых, по мнению соискателя, представляется существенным для принятия решения о трудоустройстве (к примеру, сведения о личных достижениях, хобби соискателя и пр.).
Взависимости от намерений соискателя резюме может быть кратким, полным или развернутым. Прежде всего, резюме отличаются друг от друга по степени конкретизации сообщаемой информации и объемом ее содержания.
9
Оформление резюме следует производить на листе бумаги А4 (за исключением резюме, представляемых в электронном виде по электронной почте (E-mail)) с соблюдением основных требований ГОСТ Р 6.30-2003. Рекомендуемыми реквизитами являются:
-наименование адресата;
-наименование вида документа;
-заголовок к тексту документа;
-текст документа;
-подпись.
Вниманию руководства компании «Наименование» при рассмотрении соискателей на вакансию:
наименование
Резюме
Фамилия, Имя, Отчество, 00 лет.
Личные данные: адрес, семейное положение, гражданство, телефон и пр.
Образование: высшее (с указанием мест и периодов учебы, специальности соискателя в соответствии с документом об образовании).
Опыт работы: наименование должности, наименование компании.
Важнейшие профессиональные качества: указать конкретно, не более 3-4.
Важнейшие профессиональные знания, навыки, умения: указать кон-
кретно, не более 3-4.
Важнейшие личные качества (черты характера): указать конкретно, не более 3-4.
Рекомендации с прежних мест работы (имеются, могут быть предоставлены, отсутствуют – указать требуемое).
Для получения дополнительной информации прошу связаться со мной по E- mail или по телефону: 00-00-00.
С уважением,
И.О. Фамилия
00.00.0000 г.
Рис. 3 Макет оформления стандартного резюме